1. Att tänka på inför en anställningsintervju

2. Inledning och intervjuguide

3. Referensguide

4. Bedömningsmatris

Hantering av ansökningar och urval

Gallra ansökningshandlingarna utifrån den satta profilens krav på utbildning och erfarenhet. Försök ”tratta ner” antalet till mellan 5-10 intressanta ansökningar/kandidater som ni sedan kallar på en 1:a intervju. Skulle det vara svårt att få ner antalet intressanta ansökningar till en hanterbar mängd kan ni börja med kortare telefonintervjuer för att sålla ut till de första intervjuerna.

Sorteringen kan göras i tre grupper:

  • de som inte uppfyller kraven på formell kompetens ställda i kravprofilen
  • de som har relevant utbildning eller erfarenhet
  • de som har relevant utbildning och erfarenhet

Det personliga brevet

Det personliga brevet är en riskkälla då det lätt kan få för stor betydelse och spelar på känslor. Det är lätt att påverkas medvetet eller omedvetet av brevets utseende, stavning etc och att välja någon som är lik dig själv. Det betyder inte att du inte ska begära ett personligt brev i ansökan men var medveten om vad brevet har för funktion och vad dina reaktioner utifrån brevet kan bero på.

Dokumentera

Urvalet ska kunna förklaras för ledning och fackliga organisationer samt för de sökande som inte fick arbetet. Dokumentera ordentligt så att du kan motivera ditt beslut. Undvik vaga motiveringar då dessa kan ge en känsla av eventuell diskriminering. Skulle någon sökande uppleva sig som utsatt för diskriminering i någon form så är det du som arbetsgivare som måste bevisa att diskriminering inte förekommit.

Intervju

Inför intervjun är det viktigt att förbereda frågorna kring de kompetenser som är relevanta utifrån kravspecifikationen och den sökandes ansökningshandlingar. Se till att ni är väl förberedda och har ansvarsområden fördelade under intervjun, exempelvis vem som ansvarar för inledning och avslutning. Inled alltid intervjun med en presentationsrunda och informera kandidaten om upplägget. Berätta om organisationen och vad befattningen innebär. Tänk på att det är av stor betydelse att den sökande får en realistisk bild av organisationen och de förväntningar som ställs på befattningen.

Bli medveten om din egen roll

I mötet med andra människor lägger du ofta märke till det som är avvikande, det som inte liknar dig själv. Som intervjuare påverkas din tolkning av olika beteenden av din egen bakgrund, omedvetna fördomar lagras i hjärnan. Genom att vara observant på de begränsningar som finns hos dig själv i mötet med andra människor kan du minimera felkällorna i rekryteringsprocessen. Koppla på hjärnan och ifrågasätt magkänslan.

Genomförande av intervju

Intervjuaren i rekryteringsgruppen ska styra samtalet, men inte dominera. Att intervjua är konsten att lyssna. Idealiskt är om den sökande ges ca 80% av taltiden. Intervjuarens roll är att dra ut riktlinjerna och följa den ”röda tråden” under hela samtalet. Glöm inte att i slutet av intervjun informera den sökande när återkoppling kan ges. Stäm av de referenspersoner som lämnats i ansökan, eller be att få sådana om inga lämnats. Kontrollera vilket förhållande referenterna har till den sökande.

Utvärdering

Summera direkt efter intervjun era intryck och jämför sedan med hjälp av bedömingsmatrisen hur de överensstämmer mot ställd kravspecifikation. Den eventuella tveksamheten som finns kring de personliga förmågorna eller det yrkesmässiga kunnandet är viktiga frågor att stämma av i nästa fas, i arbetspsykologiska test samt referenstagning.

Tester

I vissa fall kan tester användas som komplement till intervju, vanligtvis vid rekrytering till strategiska befattningar samt chefsbefattningar. Personlighetstester ska ses som ett av många sätt att ta reda på mer om den person du funderar på att anställa.

Referenstagning

Det är viktigt att i referenstagningen utgå från kravspecifikationen och intervjun. Fokusera på de kompetenser som tagits fram i kravprofilen.Kontrollera att den information som du hitills har om den sökande är korrekt samt samla in ytterligare information om den sökandes tidigare arbetsuppgifter och få en bedömning av hur det fungerat i tidigare anställning. Ta även hänsyn till referentens relation till den sökande. En fördel är om samma person från rekryteringsgruppen ringer samtliga referenter och att denna också deltagit vid intervjun.

  • Kontakta enbart de referenser som den sökande angivit
  • Dokumentera noggrant. Anteckningar från referenstagningen sparas tillsammans med övriga ansökningshandlingar